Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Intergate Immigration Service (Pty) Ltd („Intergate Immigration“, „wir“, „uns“ oder „unser“) Ihre personenbezogenen Daten erfasst, verwendet, weitergibt und schützt, wenn Sie unsere Website sowie unsere digitalen Plattformen nutzen oder mit diesen interagieren.

1. Wer wir sind

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ist die Intergate Immigration Service (Pty) Ltd. Nach dem südafrikanischen Datenschutzgesetz POPIA (Protection of Personal Information Act) gilt sie als „responsible party“. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Anwendung findet, ist sie zugleich Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Intergate Immigration Service (Pty) Ltd
Registernummer: 2014/002902/07
Registriert in: Kapstadt, Südafrika
Büroanschrift: 55 Somerset Road, Green Point, Kapstadt 8005, Südafrika

Unsere Dienstleistungen

Wir erbringen Beratungen im Bereich Einwanderung, Visaunterstützung sowie verwandte Dienstleistungen für Privatpersonen und Unternehmen weltweit.

Informationsbeauftragte

Unsere Informationsbeauftragte nach dem südafrikanischen Datenschutzgesetz POPIA (Information Officer) ist Frau Flonique Ashbury, Leiterin Operations. Sie erreichen sie per E-Mail unter info@intergate-immigration.com; bitte richten Sie Ihre Anfragen ausdrücklich an die Informationsbeauftragte.

Anträge auf Zugang zu Unterlagen gemäß dem südafrikanischen Promotion of Access to Information Act (PAIA) sind ebenfalls an Frau Ashbury zu richten. Verwenden Sie hierfür das vorgeschriebene Formular 2 („Request for Access to Record“) des Information Regulator, das auf der Website der Aufsichtsbehörde bereitgestellt wird: inforegulator.org.za/paia-forms.

2. Welche Informationen wir erfassen

A. Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen

Dazu gehören insbesondere:

• Angaben in Kontaktformularen
• Teilnahme an unserer Online-Eignungsprüfung
• E-Mail-Anfragen
• WhatsApp-Nachrichten und Telefonate
• Angaben im Rahmen des Kunden-Onboardings (CMS)
• Übermittlung von Antragsdokumenten

Die hierbei erhobenen personenbezogenen Daten können insbesondere folgende Kategorien umfassen:

• Vollständiger Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Wohnsitzstaat und Staatsangehörigkeit
• Kopien von Reisepass oder Ausweis
• Lebenslauf
• Adresse und weitere persönliche Angaben
• Familienstand und Ehestatus (sofern relevant)
• Unterstützende Unterlagen für Einwanderungszwecke

Online-Eignungsprüfung und Kontaktformular

Unsere Online-Eignungsprüfung speichert Ihre Kontaktdaten, sobald Sie nach dem ersten Schritt fortfahren. Zusätzlich werden folgende Informationen erhoben:

• Herkunft Ihres Websitebesuchs (z. B. über welche Anzeige, welchen Suchbegriff oder welche Website)
• zuvor aufgerufene Seiten unserer Website
• Gerätetyp, Browsersprache und Zeitzone
• das Land, das unsere Abfrage anhand Ihrer IP-Adresse ermittelt hat
• Dauer der einzelnen Schritte innerhalb der Prüfung

Schließen Sie die Prüfung nicht ab, werden die bis dahin eingegebenen Angaben zusammen mit den genannten technischen Informationen unserem Team übermittelt, damit wir Sie kontaktieren können.

Wenn Sie unser Kontaktformular absenden, werden ebenfalls die Herkunft Ihres Websitebesuchs sowie die zuvor aufgerufenen Seiten unserer Website erfasst und unserem Team übermittelt. Zusammen mit Ihrer Anfrage übermittelt das Kontaktformular außerdem das Land, das unsere Abfrage anhand Ihrer IP-Adresse ermittelt hat, sowie Ihre Browsersprache, Zeitzone und Ihren Gerätetyp. Diese Angaben nutzen wir, ebenso wie die entsprechenden Angaben aus der Eignungsprüfung, um Ihre Anfrage an den passenden Kundenmanager weiterzuleiten. Sind Sie über einen unserer QR-Codes auf unsere Website gekommen, etwa von der Visitenkarte einer Person aus unserem Team, speichert Ihr Browser 30 Tage lang, um welchen Code es sich handelt, damit Ihre Anfrage die richtige Person erreicht.

B. Informationen, die automatisch erhoben werden

Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Informationen erfasst:

• IP-Adresse
• Browsertyp und verwendetes Gerät
• aufgerufene Seiten
• Verweildauer auf der Website
• Standortdaten
• Verweisquellen (Referrer)
• Interaktionen mit Formularen und Links

Zur Analyse und Verbesserung unserer Online-Dienste setzen wir dabei insbesondere die folgenden Tools ein: Google Analytics, Microsoft Clarity, Cookies sowie PPC-Tracking.

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Beantwortung Ihrer Anfragen
• Erbringung von Einwanderungsberatung und zugehörigen Dienstleistungen
• Bearbeitung und Begleitung Ihres Einwanderungsfalls
• Verwaltung unserer Kundenbeziehungen
• Versand von Updates und Newslettern (sofern abonniert)
• Verbesserung unserer Website und Marketingmaßnahmen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben, können Sie diesen jederzeit abbestellen. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu Verkaufszwecken erfolgt nicht.

4. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung (POPIA & DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage:

• Ihrer Einwilligung
• der Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
• gesetzlicher Verpflichtungen
• unserer berechtigten Interessen (z. B. Marketing, Kundendienst, Betrieb)

5. Weitergabe von Informationen

Ihre personenbezogenen Daten können, soweit erforderlich, an folgende Empfänger übermittelt werden:

• interne Mitarbeiter (Kundenbetreuung, Verwaltung, Einreichungsteam)
• zuständige Behörden (z. B. Department of Home Affairs, VFS Global)
• vertrauliche Dienstleister (z. B. IT-Support, Hosting, PPC-Dienstleister)
• Partnerunternehmen im Rahmen des Einwanderungsprozesses
• Finanzpartner zur Zahlungsabwicklung

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, wenn dies notwendig ist und unter Beachtung geeigneter technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen.

6. Dienste, die unsere Website und unser Team nutzen

Zur Erbringung und Verbesserung unserer Dienstleistungen setzen wir folgende externe Dienste und Systeme ein:

• Google Analytics 4 und Google Ads (Google): Analyse der Nutzung unserer Website und Messung, welche Anzeigen zu Anfragen führen. Bei aktiven Werbe-Cookies können eingegebene Kontaktdaten (z. B. Ihre E-Mail-Adresse) nicht im Klartext, sondern ausschließlich als Hashwert an Google übermittelt werden. Ein Hashwert ist ein nicht umkehrbarer Code, der aus den ursprünglichen Daten berechnet wird. So kann Google Anfragen einer Anzeige zuordnen und für uns messen, welche Anzeigen zu Anfragen führen, ohne dass Ihre Daten im Originalformat weitergegeben werden.
• Microsoft Clarity (Microsoft): Aufzeichnung von Klicks, Scrollbewegungen und weiteren Interaktionen bei aktiven Analyse-Cookies, um Bedienungsprobleme zu erkennen und zu beheben.
• Cloudflare Turnstile (Cloudflare): Prüfung, ob Kontaktformulare und Eignungsprüfungen von Menschen und nicht von automatisierten Programmen abgesendet werden. Dabei werden technische Angaben zu Browser und Gerät verarbeitet.
• Amazon Web Services (AWS): Hosting unserer Website und Verarbeitung von Formularen und zugehörigen E-Mails über die AWS-Region Europa (Irland). Unsere Kontaktseiten und unsere Online-Eignungsprüfung fragen außerdem bei AWS ab, in welchem Land Sie sich laut Ihrer IP-Adresse befinden; ermittelt wird das Land über den jeweils nächstgelegenen AWS-Server. Die Kontaktseiten zeigen Ihnen damit eine lokale Telefonnummer an, und beide nutzen das Land, um Ihre Anfrage an den passenden Kundenmanager weiterzuleiten. Diese Information wird anschließend an unseren Dienststandort in Deutschland (Frankfurt) weitergegeben.
• Unser Team und Kundenverwaltungssystem: Jedes eingereichte Formular wird per E-Mail an unser Team übermittelt und kann in unserem Kundenverwaltungssystem erfasst werden, in dem wir Ihre Anfrage bearbeiten.
• WhatsApp und Telefon: Bei Kontaktaufnahme über WhatsApp oder Telefon verarbeitet der jeweilige Dienstanbieter Ihre Nachrichten bzw. Anrufe.
• Terminplanung (Calendly / Cal.com): Wenn wir ein Gespräch mit Ihnen vereinbaren, erhalten Sie gegebenenfalls einen Buchungslink unseres Terminplanungsdienstes (derzeit Calendly, künftig Cal.com). Dieser Dienst verarbeitet die von Ihnen eingegebenen Angaben, insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie den von Ihnen gewählten Termin, zur Organisation und Bestätigung des Gesprächs.

7. Internationale Datenübermittlungen

Aufgrund unserer globalen Kundenbasis können Ihre Daten außerhalb Südafrikas an vertrauenswürdige Partner oder Behörden übermittelt werden, in Übereinstimmung mit den Anforderungen der POPIA und der DSGVO.

AWS stellt unsere Website und unser Formularsystem in der Europäischen Union (Irland) bereit. Die Länderabfrage unserer Kontaktseiten und unserer Online-Eignungsprüfung wird über den Standort Deutschland (Frankfurt) verarbeitet.

Weitere Dienstleister: Google, Microsoft, Cloudflare und die übrigen in Abschnitt 6 genannten Dienstleister können Daten ebenfalls außerhalb Südafrikas verarbeiten.

8. Datensicherheit

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter:

• verschlüsselte Speicherung
• sichere Verarbeitung von Dokumenten
• Zugriffsbeschränkungen
• passwortgeschützte Systeme
• Vertraulichkeitsvereinbarungen mit unseren Mitarbeitern

Trotz dieser Maßnahmen weisen wir darauf hin, dass keine Online-Plattform vollständig frei von Risiken ist.

9. Datenaufbewahrung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen, die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und die Einhaltung von Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Fristen:

• Angaben aus der Online-Eignungsprüfung werden durch unser Formularsystem automatisch 7 Tage nach Beginn gelöscht. Inhalte, die per E-Mail an unser Team übermittelt oder im Kundenverwaltungssystem erfasst wurden, bewahren wir entsprechend den oben genannten Zwecken auf.
• Technische Protokolle unseres Formularsystems, die personenbezogene Angaben wie Ihre IP-Adresse enthalten können, werden 7 Tage gespeichert, anschließend für etwa 12 Monate archiviert und danach gelöscht.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der geltenden Datenschutzgesetze folgende Rechte:

• Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
• Berichtigung oder Aktualisierung von Informationen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung
• Löschung von Daten (soweit gesetzlich zulässig)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Übertragbarkeit Ihrer Daten

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Informationsbeauftragte (vgl. Abschnitt 1).

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei der südafrikanischen Datenschutz-Aufsichtsbehörde, dem Information Regulator, einzureichen:
Woodmead North Office Park, 54 Maxwell Drive, Woodmead, Johannesburg 2191, Südafrika
Telefon: +27 10 023 5200
Beschwerden nach POPIA können über das eServices-Portal auf der Website des Information Regulator eingereicht werden: inforegulator.org.za/complaints.

Wenn Sie im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz leben, können Sie sich auch an die dort zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.

11. Cookies & Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies für Zwecke der Funktionalität, Leistung, Analyse und Marketing.

Bei Ihrem ersten Besuch können Sie über unser Cookie-Banner die optionalen Analyse- und Werbe-Cookies akzeptieren oder ablehnen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ am Seitenende ändern.

Im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz bleiben optionale Cookies deaktiviert, bis Sie deren Nutzung ausdrücklich akzeptieren. In allen anderen Ländern sind optionale Cookies aktiv, solange Sie deren Nutzung nicht ablehnen.

Sie können Cookies zudem jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren.

12. Links zu Drittanbietern

Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für die Datenschutzpraktiken dieser Drittanbieter übernehmen wir keine Verantwortung.

13. Datenschutz für Kinder

Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 18 Jahren ohne die erforderliche Zustimmung oder eine entsprechende rechtliche Grundlage.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht und mit einem aktualisierten Datum kenntlich gemacht.

15. Kontakt

Intergate Immigration Service (Pty) Ltd
Kapstadt, Südafrika
Telefon: +27 21 424 2460
E-Mail: info@intergate-immigration.com