Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Intergate Immigration Service (Pty) Ltd (“Intergate Immigration”, “wij”, “ons” of “onze”) uw persoonlijke gegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt wanneer u onze website en gerelateerde platforms bezoekt of ermee communiceert.

1. Wie wij zijn

Intergate Immigration Service (Pty) Ltd is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die dit privacybeleid beschrijft: de “responsible party” in de zin van de Zuid-Afrikaanse privacywet POPIA (Protection of Personal Information Act) en, voor zover de AVG van toepassing is, de verwerkingsverantwoordelijke.

Intergate Immigration Service (Pty) Ltd
Registratienummer 2014/002902/07
Geregistreerd in Zuid-Afrika
Kantoor: 55 Somerset Road, Green Point, Kaapstad 8005, Zuid-Afrika

Wij bieden immigratieadvies, visumondersteuning en aanverwante diensten aan voor particulieren en bedrijven wereldwijd.

Information Officer

Onze Information Officer in de zin van POPIA is Katrin Maja O’Flynn, en onze plaatsvervangend Information Officer is Flonique Ashbury. U bereikt hen via info@intergate-immigration.com; richt uw e-mail aan de Information Officer. Verzoeken om toegang tot documenten op grond van de Zuid-Afrikaanse Promotion of Access to Information Act (PAIA) kunt u op dezelfde manier indienen. Gebruik daarvoor het voorgeschreven formulier 2 (“Request for Access to Record”), dat de Zuid-Afrikaanse toezichthouder, de Information Regulator, op zijn website aanbiedt: inforegulator.org.za/paia-forms.

2. Welke informatie wij verzamelen

A. Informatie die u rechtstreeks verstrekt

• Contactformulieren
• Onze online geschiktheidsbeoordeling
• E-mailvragen
• WhatsApp-berichten en telefoongesprekken
• Klant-onboarding (CMS)
• Indiening van aanvraagdocumenten

Dit kan het volgende omvatten:

• Volledige naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Woonland/nationaliteit
• Paspoort- of ID-kopieën
• CV’s/resumes
• Adres en persoonlijke gegevens
• Burgerlijke staat en gezinsinformatie (indien van toepassing)
• Ondersteunende documenten voor immigratiedoeleinden

Een deel hiervan is wat POPIA bijzondere persoonsgegevens noemt (special personal information), zoals een verklaring omtrent het gedrag of, als een aanvraag dat vereist, gegevens over uw gezondheid of uw relatie. Die verwerken wij alleen met uw toestemming, of waar de wet ze voor uw aanvraag vereist.

U bepaalt zelf welke gegevens u ons geeft. Wat een aanvraag moet bevatten, is vastgelegd in de Zuid-Afrikaanse Immigration Act 13 of 2002 en de bijbehorende Regulations. Zonder die documenten kunnen wij u niet volledig adviseren en uw aanvraag niet voorbereiden.

Onze online geschiktheidsbeoordeling slaat uw contactgegevens op zodra u na de eerste stap verdergaat, samen met de manier waarop u op onze website bent gekomen (bijvoorbeeld via welke advertentie, zoekterm of website) en welke pagina’s van onze website u daarvoor hebt bekeken. Daarnaast legt de beoordeling uw type apparaat, browsertaal en tijdzone vast, het land dat onze landbepaling bij uw IP-adres vaststelt, en hoe lang u over elke stap doet. Rondt u de beoordeling niet af, dan ontvangt ons team de gegevens die u tot dan toe hebt ingevuld, samen met deze informatie, zodat wij contact met u kunnen opnemen. Als u ons contactformulier verstuurt, ontvangt ons team ook hoe u op onze website bent gekomen en welke pagina’s van onze website u hebt bekeken. Met uw bericht verstuurt het contactformulier daarnaast het land dat onze landbepaling bij uw IP-adres vaststelt, en uw browsertaal, tijdzone en type apparaat. Met deze gegevens, en dezelfde gegevens uit de beoordeling, sturen wij uw aanvraag door naar de juiste klantmanager. Bent u via een van onze QR-codes op onze website gekomen, bijvoorbeeld op het visitekaartje van iemand uit ons team, dan onthoudt uw browser 30 dagen lang om welke code het gaat, zodat uw aanvraag bij de juiste persoon terechtkomt.

B. Informatie die automatisch wordt verzameld

• IP-adres
• Browsertype en apparaat
• Bezochte pagina’s
• Tijd op de website
• Locatiegegevens
• Verwijzingsbronnen
• Interactie met formulieren en links

Gebruikte tools: Google Analytics, Microsoft Clarity, de Meta-pixel, cookies en PPC-tracking.

3. Hoe wij uw informatie gebruiken

• Beantwoorden van vragen
• Verlenen van immigratieadvies en aanverwante diensten
• Uw immigratiezaak begeleiden
• Beheren van klantrelaties
• Verzenden van updates of nieuwsbrieven
• Verbeteren van onze website en marketingprestaties
• Naleving van wettelijke verplichtingen

Hebt u zich geabonneerd op onze nieuwsbrief, dan kunt u zich op elk moment afmelden.

Wij verkopen uw persoonlijke gegevens niet.

4. Wettelijke grondslagen voor verwerking (POPIA & AVG)

• Uw toestemming
• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang (marketing, klantenservice, bedrijfsvoering)

5. Delen van informatie

Wij kunnen gegevens delen met intern personeel (klantmanagers, administratie, indieningsteam), overheidsinstanties (zoals DHA, VFS), externe dienstverleners onder vertrouwelijkheid (zoals IT, hosting, PPC), partnerbedrijven die helpen bij immigratieprocedures en financiële partners voor betalingsverwerking. Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en met passende beveiliging.

Diensten die onze website en ons team gebruiken

• Google Analytics 4 en Google Ads (Google): meten hoe bezoekers onze website gebruiken en welke van onze advertenties tot een aanvraag leiden. Staan advertentiecookies bij uw bezoek aan, dan kunnen contactgegevens die u in een van onze formulieren invult, zoals uw e-mailadres, in gehashte vorm naar Google worden gestuurd: als een code die niet terug te rekenen is, niet als leesbare tekst. Zo kan Google de aanvraag aan een advertentie koppelen en voor ons meten welke advertenties tot aanvragen leiden.
• Meta-pixel (Meta): laat Meta, als advertentiecookies bij uw bezoek aanstaan, weten welke pagina’s u bezoekt en wanneer u een aanvraag verstuurt. Zo kunnen wij meten welke van onze advertenties op Facebook en Instagram tot een aanvraag leiden, en onze advertenties tonen aan mensen die onze website hebben bezocht. Meta kan deze gegevens koppelen aan uw Facebook- of Instagram-account. Contactgegevens die u in onze formulieren invult, kunnen net als bij Google in gehashte vorm naar Meta worden gestuurd.
• Microsoft Clarity (Microsoft): legt, als analytische cookies aanstaan, klikken, scrollen en andere interacties op onze pagina’s vast, zodat wij gebruiksproblemen kunnen opsporen en verhelpen.
• Cloudflare Turnstile (Cloudflare): controleert bij ons contactformulier en onze geschiktheidsbeoordeling of een mens het formulier verstuurt en geen geautomatiseerd programma. Daarbij worden technische gegevens over uw browser en apparaat verwerkt.
• Amazon Web Services (AWS): verzorgt de hosting van onze website en draait het systeem dat onze formulieren ontvangt en de bijbehorende e-mails verstuurt, vanuit de AWS-regio Europa (Ierland). Elke pagina van onze website vraagt daarnaast bij AWS op in welk land u zich volgens uw IP-adres bevindt. Daarmee tonen wij u een lokaal telefoonnummer, en ons contactformulier en onze online geschiktheidsbeoordeling gebruiken het land om uw aanvraag door te sturen naar de juiste klantmanager. AWS bepaalt het land op de server die het dichtst bij u staat en geeft het door aan onze dienst in Duitsland (Frankfurt).
• Ons team en ons klantbeheersysteem: elk formulier dat u verstuurt, gaat per e-mail naar ons team en kan worden vastgelegd in ons klantbeheersysteem, waarin wij uw aanvraag behandelen.
• WhatsApp en telefoon: neemt u via WhatsApp contact met ons op, dan verwerkt WhatsApp uw berichten. Telefoongesprekken met ons kunnen worden opgenomen via ons telefoonsysteem, CloudTalk; een gesproken melding wijst u daarop. Wij gebruiken de opnames om op het gesprek terug te komen en om te zien welke vragen bellers het vaakst stellen. Daarvoor zetten wij ze op onze eigen computers om in tekst, zonder ze naar een externe dienst te sturen.
• Afspraken inplannen: wanneer wij een gesprek met u inplannen, kunnen wij u een boekingslink van onze planningsdienst sturen (nu Calendly, binnenkort Cal.com). Die dienst verwerkt dan gegevens zoals uw naam, uw e-mailadres en het tijdstip dat u kiest.

6. Internationale gegevensoverdrachten

Vanwege onze wereldwijde klantenkring kunnen uw gegevens buiten Zuid-Afrika worden overgedragen aan vertrouwde partners of autoriteiten, in overeenstemming met de POPIA- en AVG-vereisten.

Onze website en ons formuliersysteem draaien bij Amazon Web Services in de Europese Unie (Ierland), de landbepaling op onze contactpagina’s en in onze geschiktheidsbeoordeling in Duitsland (Frankfurt). Google, Microsoft, Cloudflare en de andere dienstverleners uit punt 5 kunnen gegevens buiten Zuid-Afrika verwerken.

7. Gegevensbeveiliging

• Versleutelde opslag
• Veilige documentverwerking
• Toegangscontrole
• Wachtwoordbeveiligde systemen
• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten met personeel

Geen enkel online platform is echter 100% risicovrij.

8. Gegevensbewaring

Wij bewaren uw gegevens alleen zolang dit nodig is voor onze diensten, wettelijke vereisten en administratie. U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, voor zover wettelijk toegestaan.

Twee termijnen liggen vast:

• Ons formuliersysteem verwijdert wat u in de online geschiktheidsbeoordeling invult automatisch na 7 dagen, gerekend vanaf het moment dat u ermee begint. Wat per e-mail bij ons team is aangekomen of in ons klantbeheersysteem is vastgelegd, bewaren wij zoals hierboven beschreven.
• Technische logbestanden van ons formuliersysteem, die persoonsgegevens zoals uw IP-adres kunnen bevatten, worden 7 dagen bewaard, daarna ongeveer 12 maanden gearchiveerd en vervolgens verwijderd.

9. Uw rechten

• Toegang tot uw gegevens
• Correctie of bijwerking van informatie
• Intrekken van toestemming
• Verzoek om verwijdering
• Bezwaar maken tegen verwerking
• Beperking van de verwerking
• Verzoek om overdraagbaarheid van gegevens

Wilt u een van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op met onze Information Officer (punt 1). U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Zuid-Afrikaanse toezichthouder, de Information Regulator: Woodmead North Office Park, 54 Maxwell Drive, Woodmead, Johannesburg 2191, Zuid-Afrika, telefoon +27 10 023 5200. Klachten op grond van POPIA dient u in via het eServices-portaal op de website van de Information Regulator: inforegulator.org.za/complaints. Woont u in de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland, dan kunt u ook een klacht indienen bij de toezichthouder in uw land; in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies en trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies voor functionaliteit, analyses en marketing. Bij uw eerste bezoek kunt u in onze cookiebanner de optionele analytische cookies en advertentiecookies accepteren of weigeren. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link “Cookievoorkeuren” onderaan elke pagina. In de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk en Zwitserland blijven de optionele cookies uit totdat u ze accepteert; elders staan ze aan, tenzij u ze weigert. U kunt cookies ook uitschakelen via uw browserinstellingen.

11. Links van derden

Onze website kan links naar externe websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van derden.

12. Privacy van kinderen

Aanvragen voor gezinnen bevatten meestal ook gegevens en documenten van kinderen, zoals paspoorten en geboorteaktes. Die verwerken wij alleen met toestemming van een ouder of voogd. Onze website is niet op kinderen gericht, en wij verzamelen via de website niet bewust gegevens van kinderen.

13. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid indien nodig bijwerken. Wijzigingen worden op deze pagina geplaatst met een bijgewerkte datum.

14. Contact

Intergate Immigration Service (Pty) Ltd
Kaapstad, Zuid-Afrika
+27 21 424 2460
info@intergate-immigration.com